Tugas Portofolio 3

A.  Mengendalikan fungsi manajement

1.    Pengertian controlling

Pengendalian (controlling) adalah fungsi terakhir dari proses pelaksanaan manajemen. Fungsi ini sangat penting dan sangat menentukan pelaksanaan proses manajemen, karena itu harus dilakukan dengan sebaik-baiknya.

Controlling atau pengawasan dan pengendalian (wasdal) adalah proses untuk mengamati secara terus menerus pelaksanaan kegiatan sesuai dengan rencana kerja yang sudah disusun dan mengadakan koreksi jika terjadi.

Controlling atau pengawasan adalah fungsi manajemen dimana peran dari personal yang sudah memiliki tugas, wewenang dan menjalankan pelaksanaannya perlu dilakukan pengawasan agar supaya berjalan sesuai dengan tujuan, visi dan misi perusahaan. Di dalam manajemen perusahaan yang modern fungsi control ini biasanya dilakukan oleh divisi audit internal.

2.    Langkah-langkah dalam mengendalikan fungsi

a.     mengidentifikasikan tujuan dan strategi

b.    Penyusunan program

c.     Penyusunan anggaran

d.    Kegiatan dan pengumpulan realisasi prestasi

e.     pengukuran prestasi

f.      analisis dan pelaporan

g.     tindakan koreksi

3.    tipe-tipe contol dalam manajemen

a.     Pengendalian karyawan (Personal control).

Pengendalian ini ditujukan kepada hal-hal yang ada hubungannya dengan kegiatan pegawai, apakah pegawai bekerja sesuai dengan perintah, rencana, tata kerja, absensi pegawai dan lain-lain.

b.    pengendalian keuangan (financial control)
Pengendalian ini ditujukan untuk hal-hal yang menyangkut keuangan,tentang pemasukan dan pengeluaran,biaya-biaya perusahaaan termasuk pengendalian anggaranya.

c.     pengendalian produksi (Production control).
Yaitu pengendalian yang difokuskan untuk mengetahui kualitas dan kuantitas produksi yang dihasilkan, apakah sesuai dengan standar atau rencananya.

d.    Pengendalian waktu (Time control)
Pengendalian ini ditujukan kepada penggunaan waktu, artinya apakah waktu untuk mengerjakan suatu pekerjaan sesuai atau tidak dengan rencana.

e.     pengendalian teknis (Technical control)
Pengendalian ini ditujukan kepada hal-hal yang bersifat fisik, yang berhubungan dengan tindakan dan teknis pelaksanaan.

f.      Pengendalian kebijaksanaan (Policy control).
pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui dan menilai apakah kebijaksanaan organisasi telah dilaksanakan sesuai dengan yang digariskan.

g.     pengendalian penjualan (Sales control)
Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui apakah produksi yang dihasilkan terjual sesuai rencana yang ditentukan.

h.    Pengendalian inventaris (inventory control)
Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui apakah inventaris perusahaan masih ada semuanya atau ada yang hilang.

i.       Pengendalian pemeliharaan (maintenance control)
Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui apakah semua inventaris perusahaan dan kantor terprlihara atau tidak,dan mengetahui kerusakan. reksi itu harus dikenakan.

4.    Peroses control manajemen

a.     Menentukan standar-standar yang akan digunakan sebagai dasar pengendalian.

b.    Mengukur pelaksanaan atau hasil yang telah dicapai.

c.     Membandingkan pelaksanaan atau hasil dengan standard an menentukan penyimpangan jika ada.

d.    Melakukan tindakan perbaikan, jika terdapat penyimpangan agar pelaksanaan dan tujuan sesuai dengan rencana.
Rencana juga perlu dinilai ulang dan dianalisis kembali,apakah sudah benar-benar realistis atau tidak.jika belum benar atau realistis maka rencana itu harus diperbaiki.

B.   Kekuasaan dan pengaruh

1.    Pengertian kekuasaan

Kekuasaan adalah kewenangan yang didapatkan oleh seseorang atau kelompok guna menjalankan kewenangan tersebut sesuai dengan kewenangan yang diberikan, kewenangan tidak boleh dijalankan melebihi kewenangan yang diperoleh  atau kemampuan seseorang atau kelompok untuk memengaruhi tingkah laku orang atau kelompok lain sesuai dengan keinginan dari pelaku (Miriam Budiardjo,2002) atau Kekuasaan merupakan kemampuan memengaruhi pihak lain untuk berpikir dan berperilaku sesuai dengan kehendak yang memengaruhi

2.    Sumber-sumber kekuasaan

1.    Sumber kekuasaan antar individu (interpersonal sources of power).

a.     Kekuasaan Formal (Formal Power) adalah kekuasaan yang didasarkan pada posisi individual dalam suatu organisasi.

b.    Kekuasaan Personal (Personal Power) adalah kekuasaan yang berasal dari karakteristik unik yang dimiliki seorang individu.

2.    Sumber kekuasaan struktural (structural sources of power). Kekuasaan ini juga dikenal dengan istilah inter-group atau inter-departmental power yang merupa-kan sumber kekuasaan kelompok.

3.    unsur-unsur kekuasaan

Kekuasaan atau power berarti suatu kemampuan untuk mempengaruhi orang atau merubah orang atau situasi. Kekuasaan dapat berkonotasi positif maupun negatif. Kekuasaan dapat didefinisikan sebagai suatu potensi pengaruh dari seorang pemimpin. Keberhasilan seorang pemimpin banyak ditentukan oleh kemampuannya dalam memahami situasi serta ketrampilan dalam menentukan macam kekuasaan yang tepat untuk merespon tuntutan situasi.
Unsur-unsur kekuasaan

1. Wewenang

Mengenai peranan atas posisi yang resmi atau adanya hak, ada kejelasan dan ada surat yang pasti.wewenang dapat bersifat formal maupun informal. Wewenang yang bersifat informal biasanya untuk mendapatkan kerjasama yang baik dengan bawahannya.

Contoh : hubungan pembantu rumah tangga dengan majikannya pembantu rumah tangga melaksanakan perintah-perintah yang diperintahkan majikannya serta memberikan tenaganya untuk membantu pekerjaan rumah tangga majikannya dan di pihak majikannya yang mempunyai wewenang untuk memerintah agar pekerjaan rumah tangganya dapat berjalan dengan baik sehingga dapat mencapai tujuan tertentu
2. Paksaan

Adanya ancaman yang tidak di inginkan kekuasaan yang bersifat ilegal atau tidak resmi

Contoh : seorang preman yang sering menganggu dan memalak seseorang dengan cara
Paksa.
3. Manipulatif

Merupakan kekuasaan yang bersifat licik yang dapat menipu atau mempengaruhi orang lain agar seseorang dapat tertarik padanya. sebuah titik dimana kita berusaha “melebihkan” atau “mengurangkan” sesuatu, sehingga tidak tampak seperti keadaan nyatanya.

Contoh :seperti melukis terkadang mereka menambahkan sedikit warna di sini dan sana untuk menunjukan bahwa sebenarnya yang terlihat itu “lebih indah”, atau mungkin, “tidak begitu hebat”, untuk menunjukan bahwa mereka tidak sombong, rajin menjahit dan gembar menabung.
4. Kerjasama

Kerjasama adalah suatu kegiatan yang dilakukan secara individu atau kelompok untuk
Mencapai suatu tujuan.

Contoh : dalam kelompok adanya kerjasama dalam memperoleh
Tujuan
5. Upah dan prestasi kerja

prestasi kerja dari setiap karyawan perlu dinilai. Oleh karena itu Penilaian prestasi kerja adalah proses melalui mana organisasi-organisasi mengevaluasi atau menilai prestasi kerja.

Contoh : seorang yang bekerja dan mengerjakan apa yang diperintahkan bosnya karena berharap mendapatkan upah yang diberikan.atasannya

4.    Bentuk bentuk kekuasaan menurut france dan raven

Kekuasaan atau power berarti suatu kemampuan untuk mempengaruhi orang atau merubah orang atau situasi. Kekuasaan dapat berkonotasi positif maupun negatif. Kekuasaan dapat didefinisikan sebagai suatu potensi pengaruh dari seorang pemimpin. Keberhasilan seorang pemimpin banyak ditentukan oleh kemampuannya dalam memahami situasi serta ketrampilan dalam menentukan macam kekuasaan yang tepat untuk merespon tuntutan situasi.
Unsur-unsur kekuasaan

1. Wewenang

Mengenai peranan atas posisi yang resmi atau adanya hak, ada kejelasan dan ada surat yang pasti.wewenang dapat bersifat formal maupun informal. Wewenang yang bersifat informal biasanya untuk mendapatkan kerjasama yang baik dengan bawahannya.

Contoh : hubungan pembantu rumah tangga dengan majikannya pembantu rumah tangga melaksanakan perintah-perintah yang diperintahkan majikannya serta memberikan tenaganya untuk membantu pekerjaan rumah tangga majikannya dan di pihak majikannya yang mempunyai wewenang untuk memerintah agar pekerjaan rumah tangganya dapat berjalan dengan baik sehingga dapat mencapai tujuan tertentu
2. Paksaan

Adanya ancaman yang tidak di inginkan kekuasaan yang bersifat ilegal atau tidak resmi

Contoh : seorang preman yang sering menganggu dan memalak seseorang dengan cara Paksa.
3. Manipulatif

Merupakan kekuasaan yang bersifat licik yang dapat menipu atau mempengaruhi orang lain agar seseorang dapat tertarik padanya. sebuah titik dimana kita berusaha “melebihkan” atau “mengurangkan” sesuatu, sehingga tidak tampak seperti keadaan nyatanya.

Contoh :seperti melukis terkadang mereka menambahkan sedikit warna di sini dan sana untuk menunjukan bahwa sebenarnya yang terlihat itu “lebih indah”, atau mungkin, “tidak begitu hebat”, untuk menunjukan bahwa mereka tidak sombong, rajin menjahit dan gembar menabung.
4. Kerjasama

Kerjasama adalah suatu kegiatan yang dilakukan secara individu atau kelompok untuk mencapai suatu tujuan.

Contoh : dalam kelompok adanya kerjasama dalam memperoleh tujuan
5. Upah dan prestasi kerja

Prestasi kerja dari setiap karyawan perlu dinilai. Oleh karena itu Penilaian prestasi kerjaadalah proses melalui mana organisasi-organisasi mengevaluasi atau menilai prestasi kerja.

Contoh : seorang yang bekerja dan mengerjakan apa yang diperintahkan bosnya karena berharap mendapatkan upah yang diberikan.atasannya

Sumber:

http://id.shvoong.com/social-sciences/2068148-lankah-langkah-pengendalian-manajemen

http://www.lepank.com/2012/07/pengertian-penggerakan-actuating_22.html

http://www.indonesian-publichealth.com/2012/02/pengertian-5-m-dalam-manajemen.html

http://id.wikipedia.org/wiki/Kekuasaan

http://www.ut.ac.id/html/suplemen/adpu4334/w2_5_1.htm

http://abc.kuliahgratis.net/kekuasaan/

Psikologi Manajemen 2

A.   Pengorganisasian Struktur Manajemen

Dapat dijelaskan bahwa Pengorganisasian adalah proses membagi kerja ke dalam komponen-komponen yang dapat dikelola dan mengkoordinasikan hasil-hasil agar tercapai tujuan-tujuan. Pengorganisasian ini bermanfaat, karena jelas siapa menjalankan apa, siapa bertanggung jawab atas siapa, arus komunikasi dan memfokuskan sumberdaya pada tujuan. Jadi dengan pengorganisasian semua dapat berjalan dengan lancer karena setiap apa yang akan dilakukan memiliki fungsi dan caranya sendiri.

Struktur merupakan susunan subsistem dan  komponen dalam ruang tiga dimensi pada suatu waktu, sedang proses adalah perubahan  dinamis dalam bahan, energi atau informasi dari sistem tersebut menurut waktu. Sedangkan organisasi adalah wadah kegiatan (perencanaan: tujuan, strategi, kebijaksanaan dan program). Di dalam organisasi maka struktur yang dikenal dapat bersifat formal maupun informal. Struktur formal tergambar dalam peta organisasi yang menunjukkan posisi kerja, jenis kerja yang dilakukan, hubungan atasan dan bawahan, kelompok atau komponen sub bagian, tingkat manajemen dan saluran komunikasi.

Dengan begitu struktur juga merupakan komponen organisasi di samping fungsi dan hubungan, sedang proses merupakan sesuatu yang dinamis yang terjadi di dalam organisasi seperti pendelegasian, pengarahan, pengkoordinasian, komunikasi, motivasi, proses mempengaruhi, kepemimpinan, rasa tak puas, konflik dan lain-lain.

Pengorganisasian fungsi dari manajemen ini terdiri dari 2 macam, yaitu :

a.       Struktur Formal

Struktur formal didefinisikan sebagai hubungan diantara sumber daya-sumber daya organisasional. Struktur formal terutama disajikan dengan bagan organisasi.

b.       Struktur Informal

Struktur informal didefinisikan sebagai pola hubungan yang berkembang karena keberadaan anggota organisasi informal. Struktur informal berevolusi secara alami dan cenderung didasari oleh norma, nilai, dan/atau social dari individu. Struktur informal hidup bersama dengan struktur formal tetapi tidak berarti identik dengannya.

Istilah pengorganisasian mempunyai bermacam-macam pengertian. Istilah tersebut dapat di gunakan untuk menunjukan hal-hal berikut :

a)      Cara manajemen merancang struktur formal untuk penggunaan yang paling efektif sumber daya-sumber daya keuangan phisik, bahan baku, dan tenaga kerja organisasi

b)      Bagaimana organisasi mengelompokan kegiatan-kegiatanya dimana setiap pengelompokan di ikuti dengan penugasan seorang manajer yang di beri wewenang untuk mengawasi anggota-anggota kelompok.

c)      Hubungan-hubungan antara fungsi-fungsi, jabatan-jabatan, tugas-tugas dan para karyawan

d)      Cara dalam mana para manajer memebagi lebih lanjut tugas-tugas yang harus di laksanakan dalam departemen mereka dan mendelegasikan wewenang yang di perlukan untuk mngerjakan tugas-tugas tersebut.

Proses pengorganisasian dapat di tunjukan dengan tiga langkah prosedur berikut ini:

a.       Pemerincian seluruh pekerjaan yang harus di laksakan untuk mencapai tujuan organisasi

b.       Pembagian beban pekerjaan total menjadi kegiatan-kegiatan yang secara logik dapat di lakasankan oleh satu orang. Pembagian kerja sebaiknya tidak terlalu berat sehingga tidak dapat di selesaikan, atau terlalu ringan sehingga ada waktu mengganggur, tidak efisien dan terjadi biaya yang tidak perlu.

c.       Pengadaan dan pengembangan suatu mekanisme untuk mengkoordinasikan pekerjaan para anggota organisasi menjadi kesatuan yang terpadu dan harmonis.

Pelaksanaan proses pengorganisasian yang sukses, akan membuat suatu organisasi dapat mencapai tujuannya. Proses ini akan tercermin pada struktur organisasi yang mencakup aspek-aspek penting organisasi dan proses pengorganisasian, yaitu :

1.      Pembagian kerja

2.      Departementalisasi

3.      Bagan organisasi formal

4.      Rantai perintah dan kesatuan perintah

5.       Tingkat-tingkat hirarki manajemen

6.       Saluran komunikasi

7.       Penggunaan komite

8.      Rantang manajemen dan kelompok-kelompok informal yang tak dapat di hindarkan

Manfaat Struktur Fungsional :

a.       Mempergunakan sumber daya khusus secara efesien

b.        Supervisi dapat dilakukan lebih mudah

c.       Mengembangkan keahlian fungsional

d.        Mudah memobilisasi keterampilan khusus

e.       Memelihara kendali terpusat atas keputusan strategis

f.        Berkaitan erat dengan strategi melalui kegiatan kunci sebagai unit terpisah

Manfaat Struktur Divisional :

a.        Pekerjaan keseluruhan lebih mudah dikoordinasikan prestasi kerja tinggi dapatdipertahankan

b.       Keputusan lebih cepat

c.        Lebih mudah untuk menilai prestasi kerja

d.       pengembangan dan strategi dekat dengan lingkungan

e.       Memberikan landasan pelatihan bagi paramajer strategis

f.        Lebih terfokus pada produk, pasar dan tanggapan cepat terhadap perubahan.

 Kerugian Struktur Fungsional :

a.        Respon organisasi terhadap perubahan kondisi lingkungan agak lambat

b.        Koordinasi antar bagian atau fungsi tidak terlalu baik

c.       Inovasi terbatas

Kerugian struktur divisional

a.       Tidak mampu mencapai efisien siekonomis

b.       Koordinasi antar produk sulit

c.       Keahlian teknis hilang karena tidak ada spesialisasi fungsional

B.    Actuating Dalam Manajemen

Actuating adalah Suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran yang sesuai dengan perencanaan manajerial dan usaha - usaha organisasi.

Jadi Actuating artinya menggerakan orang - orang agar mau bekerja dengan sendirinya atau dengan kesadaran secara bersama - sama untuk mencapai tujuan dikehendaki secara efektif.

Hal yang penting untuk diperhatikan dalam Actuating dalam Manajemen :

a.       Merasa yakin akan mampu mengerjakan

b.       Yakin bahwa pekerjaan tersebut memberikan manfaat bagi dirinya

c.       Tidak sedang dibebani oleh problem pribadi atau tugas lain yang lebih penting atau mendesak

d.       Tugas tersebut merupakan kepercayaan bagi bersangkutan

Prinsip Actuating dalam manajemen, menurut Kurniawan ( 2009 ) :

a.       Memperlakukan pegawai dengan sebaik – baiknya

b.      Mendorong pertumbuhan dan perkembangan manusia

c.       Menanamkan pada manusia keinginan untuk melebihi

d.      Menghargai hasil yang baik dan sempurna

e.       Mengusahakan adanya keadilan tanpa pilih kasih

Prinsip Actuating dalam manajemen, menurut Haris ( 2011 ) :

a.       Prinsip mengarah pada tujuan

b.       Prinsip keharmonisan dengan tujuan

c.       Prinsip kesatuan komando

Dalam memimpin ada kegiatan direction ( perintah ) dan motivasi. Perintah adalah petunjuk atau penjelasan kerja, serta pertimbangan dan bimbingan, terdapat para pelaku organisasi yang terlibat, baik secara struktural maupun fungsional, agar pelaksanaan tugas dapat berjalan dengan lancer.

Dalam pelaksanaanya direction ( perintah ) seringkali dilakukan bersamaan dengan controlling. Jika perintah yang disampaikan pemimpin sesuai dengan kemauan dengan kemampuan dari staff, maka staff pun akan termotivasi untuk memberdayakan potensinya dalam melaksanakan kegiatan organisasi. Sedangkan motivasi dapat dilakukan dengan cara menjadikan staff sebagai rekan kerja, serta memberikan reward (penghargaan) apabila staff bekerja secarabaik.

a.       Menciptakan kerjasama yang lebih efesien

b.       Mengembangkan kemampuan dan keterampilan staff

c.       membuat organisasi berkembangang secara dinamis

Sumber :

·         http://mutiaranoviana.blogspot.com/2013/11/pengorganisasian-struktur-manajemen-dan.html

·         Siswanto.2005. Pengantar Manajemen.Bumi Aksara: Jakarta

·         http://elearning.gunadarma.ac.id/docmodul/kewirausahaan/bab11-dasar_dasar_pengorganisasian

·         http://gotheblock.blogspot.com/2013/11/pengorganisasian-struktur-manajemen.html